Neue Technologie kaufen? Nehmen Sie sich Zeit und holen Sie sich einen Konsens, sagen Experten

Der Kauf neuer Technologie sollte nie eine vorschnelle Entscheidung sein. William Lindus, Betriebsleiter bei IT Guru, einem Unternehmen, das sich auf veterinärmedizinische Informationstechnologie (IT) spezialisiert hat, hat so etwas schon einmal erlebt – mit unglücklichen Folgen.

Einer seiner Kunden kaufte ein neues diagnostisches Laborgerät. Lindus erfuhr es jedoch erst, als er gebeten wurde, es zu installieren. Als der Eigentümer den Kauf über den Verkäufer getätigt hatte, hätte er gleichzeitig auch Integratoren und Hardware kaufen sollen, dachte aber nicht daran.

„Sie hatten also eine Garderobe im Wert von 10.000 US-Dollar, bis ein neues Gerät hereinkam“, sagte er. „Sie haben Zeit verloren, indem sie das Gerät nutzten und einen Mehrwert für ihre Investition erzielten.“

Lindus und Andy Jonardi, Gründer von Pet-IT, einem auf Tierarztpraxen spezialisierten IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in Texas, hielten einen Vortrag im Axon-Webinar „Talking Tech With Your IT Team“, das Ende Juli veröffentlicht wurde. Sie diskutierten darüber, was Praxismanager und andere über die Navigation in der Technologielandschaft und die Integration neuer Technologien in eine Tierarztpraxis wissen müssen.

In einem Interview mit AVMA News sagte Lindus: „Es gibt all diese neue Technologie da draußen und es fühlt sich alles so überwältigend an – als ob ich, wenn mir ein Teil fehlt, im Rückstand bin – und das ist nicht der Fall.“

Er räumt ein, dass es überwältigend sein kann, von einer Tagung mit Informationen von vielen Anbietern über ihre Produkte zurückzukommen. Lindus sagt, die erste Frage sei: „Was bewirkt das?“

„Manchmal könnte es ein Problem lösen, aber die Antwort sollte nicht lauten: ‚Eine Person an diesem Stand hat mir gesagt, dass es XYZ lösen würde‘“, sagte er. „Es sind alles gute Produkte, aber nicht alle gute Produkte für jede einzelne Praxis.“

Nehmen wir zum Beispiel Praxismanagementsysteme. Sollte es für die Mitarbeiter einfach sein, etwas Aufwendiges und Anpassbares zu erlernen? Soll es in der Cloud oder auf einem internen Server gehostet werden?

Bei mancher Hardware können auch die physischen Fähigkeiten eine Rolle spielen. Wenn es sich um ein großes Gerät handelt, verfügt die Praxis dann über die entsprechenden Stromanforderungen, um es unterzubringen? Ist Platz für die Ausrüstung und eventuelle Begleitgeräte, wie z. B. ein Röntgen- und Bildgebungskühlsystem?

Auch bei der Anschaffung neuer Technik ist der Zeitpunkt ein wichtiger Faktor. Lindus empfiehlt einen guten Zeitpunkt, wenn die alte Technologie sich dem Ende ihres Lebenszyklus nähert, um darüber nachzudenken, welche neuen Funktionen Sie sich wünschen könnten.

Lindus lässt seine Kunden einen Ein-, Zwei- und Fünfjahresplan erstellen und diesen dann in Quartale aufteilen. Wie viel Zeit müssen Sie dafür einsparen? Was ist Ihr dringendster Bedarf, den die neue Technologie erfüllen könnte?

„Sie können auch damit beginnen, zu prüfen, wie sich die verschiedenen Integrationen und Tools, die Sie kaufen und verwenden möchten, in der Cloud-Umgebung auswirken könnten“, sagte er. „Angenommen, Sie möchten, dass eine Apothekenintegration oder ein Smartboard mit Ihrer Umgebung spielt, diese aber nicht mit Ihrem Server vor Ort funktionieren. Dann müssen Sie mit dem Erstellen von Checklisten und dem Speichern beginnen.“

Lindus empfiehlt, Mitarbeiter und Partner zu Beginn des Entscheidungsprozesses einzubeziehen. Wenn er mit Tierarztpraxen zusammenarbeitet, erlebt er oft, dass Besitzer oder Praxismanager das Gefühl haben, in allen Bereichen ein Experte sein zu müssen.

„Es ist ein Ehrenzeichen, eine Reihe von Aufgaben zu tragen, aber die Wahrheit ist, dass es eine Zeit gibt, in der man sich auf das Verständnis einer anderen Person für Dinge verlassen muss, die außerhalb seines Fachwissens liegen“, sagte er.

Durch die Einbindung des Praxisinhabers, des Praxismanagers, eines Finanzverantwortlichen, der Teamleiter und des IT-Teams können diese sehen, wie sich der Neukauf auf ihre Bereiche auswirkt, und Fragen stellen.

Einige Fragen an den Anbieter könnten sein:

Jonardi betonte, wie wichtig es sei, Referenzen von Anbietern einzuholen, vorzugsweise von Kunden, die die Geräte oder Software schon eine Weile nutzen. Das liegt daran, dass sie mit alltäglichen Problemen konfrontiert sind und wahrscheinlich die gleichen Fragen hatten oder haben, die Sie jetzt vielleicht haben.

Wenn die neue Technologie auf den Markt kommt, ist es je nachdem, wie technisch und umfassend sie ist, eine gute Idee, Zeit für die Schulung der Mitarbeiter aufzuwenden.

„Vielleicht möchten Sie die Zeit blockieren, in der jeder geschult werden kann, ohne sich um Patienten und Klienten kümmern zu müssen, anstatt einen Trainer vor Ort zu haben, der versucht, die Leute zwischen den Patienten hin und her zu bringen, denn das bleibt oft nicht so gut hängen“, sagte Jonardi und fügte hinzu dass die Praxen einen Ansprechpartner haben sollten, der für den laufenden Schulungs- und Wartungsbedarf verantwortlich ist.

Generell sei es wichtig, mit IT-Experten wie ihm zu sprechen, sagt Lindus. Ihre Aufgabe besteht darin, mit dem Praxismanager oder -inhaber zusammenzuarbeiten, um deren Probleme, Frustrationen und Bedürfnisse zu verstehen, damit sie mit ihnen und dem Anbieter zusammenarbeiten können, um den Prozess voranzutreiben.

„Das ist Ihr Baby, Sie müssen mit den Konsequenzen leben, aber wir können eine Menge schwere Arbeit leisten, Fragen stellen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie stellen müssen, Demonstrationen planen und so weiter“, sagte er. „Mein größter Rat ist, nicht das Gefühl zu haben, dass man alles auf einmal und ganz alleine machen muss.“

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